วิธีแชร์สมุดบันทึกใน Microsoft OneNote 2016

Microsoft OneNote 2016 เป็นเครื่องมือการจดบันทึกฟรีที่ยอดเยี่ยมไม่เพียง แต่สำหรับตัวคุณเอง แต่ยังหากคุณต้องการทำงานร่วมกันในบันทึกย่อและโครงการกับผู้อื่นเช่นเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกในครอบครัว เราจะแสดงวิธีต่าง ๆ ที่คุณสามารถแบ่งปันสมุดบันทึก OneNote ของคุณ.

ในการแบ่งปันบันทึกย่อและสมุดบันทึกของคุณใน OneNote 2016 กับผู้อื่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมุดบันทึกของคุณซิงค์กับบัญชี OneDrive ของคุณทางออนไลน์เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงได้ การทำเช่นนี้จะซิงค์กับอินเทอร์เน็ต แต่จะไม่ทำให้คนอื่นสามารถใช้งานได้โดยอัตโนมัติ ในการทำเช่นนั้นคุณต้องแชร์กับคนอื่นด้วยตนเองเพื่อให้พวกเขาสามารถดูได้และหากต้องการให้แก้ไข.

ในการเข้าถึงเครื่องมือต่าง ๆ สำหรับการแชร์บันทึกย่อและสมุดบันทึกใน OneNote 2016 ให้คลิกแท็บ "ไฟล์".

บนหน้าจอหลังเวทีคลิก "แบ่งปัน" ในรายการด้านซ้าย.

วิธีแบ่งปันสมุดบันทึกกับใครบางคนผ่านอีเมล

คุณสามารถเชิญบุคคลอื่นให้ดูหรือแก้ไขสมุดบันทึกของคุณโดยส่งอีเมลพร้อมตัวเลือกแชร์กับบุคคลบนหน้าจอแบ่งปันสมุดบันทึก เฉพาะบุคคลที่คุณเชิญโดยเฉพาะเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงสมุดบันทึกของคุณ ตัวเลือกแบ่งปันกับผู้ใช้เป็นค่าเริ่มต้นดังนั้นจึงถูกเลือกโดยอัตโนมัติบนหน้าจอแชร์สมุดบันทึก.

ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลในกล่อง“ พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมล” หากคุณป้อนชื่อที่อยู่ในสมุดที่อยู่ Outlook ของคุณคุณจะได้รับพร้อมท์ผู้ติดต่อที่ตรงกับชื่อหรือที่อยู่อีเมลที่คุณเริ่มพิมพ์ดังนั้นคุณสามารถเลือกคนที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกปุ่ม“ ค้นหาสมุดรายชื่อเพื่อหาผู้ติดต่อ” ทางด้านขวาของกล่องชื่อประเภทหรือที่อยู่อีเมล ในการแชร์สมุดบันทึกของคุณกับคนหลายคนให้ใส่เครื่องหมายอัฒภาคระหว่างที่อยู่อีเมลแต่ละอัน.

เมื่อคุณแชร์สมุดบันทึกกับผู้อื่นคุณสามารถเลือกอนุญาตให้พวกเขาดูสมุดบันทึกหรืออนุญาตให้แก้ไขสมุดบันทึกได้เช่นกัน หากต้องการระบุว่าสามารถแก้ไขสมุดบันทึกได้หรือไม่ให้เลือก“ สามารถแก้ไข” หรือ“ สามารถดู” จากรายการแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของกล่องชื่อประเภทหรือที่อยู่อีเมล.

หากคุณต้องการรวมข้อความสำหรับผู้รับอีเมลให้ป้อนข้อความในช่องด้านล่างที่อยู่อีเมล.

คลิก "แบ่งปัน" เพื่อส่งลิงก์ไปยังบุคคลที่คุณเลือกที่จะแชร์สมุดบันทึก.

บุคคลที่คุณแชร์สมุดบันทึกด้วยจะถูกเพิ่มไว้ในรายการแบ่งปันด้วยที่ด้านล่างของหน้าจอ.

หากคุณตัดสินใจที่จะเพิกถอนการเข้าถึงสำหรับคนที่คุณแชร์สมุดบันทึกด้วยให้คลิกขวาที่บุคคลในรายการแชร์ด้วยและเลือก“ ลบผู้ใช้” จากเมนูป๊อปอัพ คุณสามารถเปลี่ยนการอนุญาตสำหรับบุคคลนั้นในเมนูนี้.

คนที่คุณส่งคำเชิญไปจะได้รับอีเมลที่มีปุ่ม“ ดูใน OneDrive”.

เมื่อพวกเขาคลิกปุ่มดูใน OneDrive ในข้อความอีเมลสมุดบันทึกจะเปิดขึ้นใน OneNote Online ซึ่งพวกเขาสามารถดูและแก้ไขได้ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณตั้งไว้สำหรับพวกเขา.

ถ้าคุณอนุญาตให้คนที่คุณแชร์สมุดบันทึกของคุณด้วยเพื่อแก้ไขปุ่ม "แก้ไขในเบราว์เซอร์" มีอยู่ใน OneNote Online.

วิธีแชร์สมุดบันทึกโดยใช้ลิงก์

การแชร์สมุดบันทึก OneNote โดยใช้ลิงก์นั้นคล้ายคลึงกับการแบ่งปันกับผู้คนผ่านอีเมล ข้อแตกต่างที่สำคัญคือเมื่อคุณแชร์สมุดบันทึกกับบุคคลผ่านอีเมลแล้วตัดสินใจว่าคุณต้องการยกเลิกการเข้าถึงสมุดบันทึกคุณต้องลบผู้ใช้แต่ละคนออกจากกันตามที่กล่าวไว้ในหัวข้อก่อนหน้า แต่การแชร์สมุดบันทึกโดยใช้ลิงก์ช่วยให้คุณสามารถยกเลิกการเข้าถึงทุกคนที่คุณแชร์สมุดบันทึกได้ด้วยคลิกเดียว.

หากต้องการรับลิงก์การแบ่งปันให้เข้าถึงหน้าจอแชร์สมุดบันทึกตามที่อธิบายไว้ในตอนต้นของบทความ คลิก“ รับลิงค์แชร์” ภายใต้แชร์.

หากต้องการรับลิงก์การแชร์ที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้ดูสมุดบันทึก แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ให้คลิก“ สร้างลิงค์” ทางด้านขวาของ“ ดูลิงค์”.

ลิงค์จะปรากฏในกล่องภายใต้ดูลิงค์ เลือกข้อความลิงค์และกด Ctrl + C บนคีย์บอร์ดของคุณเพื่อคัดลอก.

คุณสามารถส่งอีเมลลิงก์ไปยังบุคคลที่คุณต้องการแชร์สมุดบันทึกด้วย คุณยังสามารถแชร์ลิงก์กับผู้อื่นโดยใช้โซเชียลมีเดียซอฟท์แวร์ข้อความโต้ตอบแบบทันทีซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันโพสต์ลิงค์บนเว็บไซต์หรือวิธีการอื่นใดที่เหมาะกับคุณ.

เมื่อพวกเขาคลิกลิงก์ในข้อความอีเมลสมุดบันทึกจะเปิดใน OneNote Online เช่นเดียวกับเมื่อเราใช้ตัวเลือก Share with People ในส่วนก่อนหน้า โปรดสังเกตว่าเนื่องจากเราแชร์สมุดบันทึกกับลิงก์ดูจึงไม่มีปุ่มแก้ไขในเบราว์เซอร์และไม่สามารถแก้ไขสมุดบันทึกได้.

หากคุณต้องการทำงานร่วมกันกับโน้ตบุ๊กกับใครบางคนและอนุญาตให้พวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงในสมุดบันทึกให้คลิกปุ่ม“ สร้างลิงค์” ทางด้านขวาของ“ แก้ไขลิงค์”.

เช่นเดียวกับลิงก์ดูคุณจะได้รับลิงก์ที่คุณสามารถคัดลอกและส่งให้ใครบางคน.

หากต้องการเพิกถอนการเข้าถึงสมุดบันทึกเพียงคลิกปุ่ม“ ปิดใช้งานลิงก์” ถัดจากประเภทของลิงก์ที่คุณต้องการหยุดการแชร์ ทุกคนที่มีลิงก์นั้นจะไม่สามารถเข้าถึงโน้ตบุ๊กได้.

วิธีแชร์สมุดบันทึกในรูปแบบ PDF

ในทั้งสองกรณีข้างต้นคนที่คุณแชร์โน้ตบุ๊คด้วยการเข้าถึงสมุดบันทึกทั้งหมด บางทีคุณอาจต้องการแบ่งปันเฉพาะบางส่วนหรือเฉพาะบางบันทึกในสมุดบันทึก คุณสามารถสร้างไฟล์ PDF ที่มีบันทึกส่วนหรือทั้งสมุดบันทึกและส่งไฟล์นั้นไปยังทุกคนที่คุณต้องการแชร์สมุดบันทึกด้วย คลิกลิงก์นั้นเพื่อดูคำแนะนำในการส่งออกบันทึกย่อเป็นรูปแบบ PDF.

วิธีแบ่งปันสมุดบันทึกกับการประชุม

คุณไม่จำเป็นต้องจดบันทึกด้วยตัวคุณเองในการประชุมอีกต่อไป คุณสามารถแชร์สมุดบันทึก OneNote กับผู้เข้าร่วมประชุมรายอื่นและให้พวกเขาจดบันทึกด้วย ด้วยวิธีนี้คุณจึงมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่พลาดรายการสำคัญหรือการตัดสินใจที่สำคัญในระหว่างการประชุม.

หากเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ใน Skype หรือ Lync ที่กำหนดไว้โดยใช้ Outlook คุณสามารถแชร์สมุดบันทึกกับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ โดยใช้ตัวเลือกแบ่งปันด้วยการประชุมบนหน้าจอสมุดบันทึกแบ่งปัน เมื่อคุณคลิกปุ่ม "แบ่งปันกับการประชุม" และเลือกการประชุมที่คุณเข้าร่วมลิงก์ไปยังสมุดบันทึกจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด พวกเขาสามารถเข้าถึงสมุดบันทึกและทุกคนสามารถเพิ่มลงในสมุดบันทึกได้ในเวลาเดียวกัน.

คุณสามารถใช้วิธีใดวิธีหนึ่งที่กล่าวถึงในส่วนก่อนหน้านี้เพื่อแชร์สมุดบันทึก OneNote กับผู้อื่นในการประชุม.

วิธีย้ายสมุดบันทึกที่แชร์

หากคุณแชร์สมุดบันทึกและตอนนี้คุณต้องย้ายสมุดบันทึกนั้นไปยังตำแหน่งอื่นคุณสามารถย้ายสมุดบันทึกได้ แต่ไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนการเลือกตำแหน่งใหม่ คุณจะต้องแจ้งให้ทุกคนที่คุณได้แชร์สมุดบันทึกและทำตามขั้นตอนนี้เพื่อย้ายสมุดบันทึกไปยังตำแหน่งใหม่.

OneNote เป็นโปรแกรมที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมข้อมูลระดมสมองแบ่งปันบันทึกย่อกับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานของคุณและเข้าถึงบันทึกและเอกสารของคุณบนอุปกรณ์เกือบทุกชนิด หากคุณใช้ Evernote และต้องการเปลี่ยนไปใช้ OneNote เนื่องจากแผนฟรีที่ จำกัด มากขึ้นหรือแผนการชำระเงินที่แพงกว่าตอนนี้ Microsoft มีเครื่องมือฟรีสำหรับการโยกย้ายจาก Evernote ไปยัง OneNote ได้อย่างง่ายดาย.