ใช้เทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าเค้าโครงและการจัดรูปแบบทั่วไป

Microsoft Word เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานกับเอกสารในการตั้งค่าทีม มีคุณสมบัติมากมายที่รองรับการทำงานร่วมกันที่ง่ายดายรวมถึงแม่แบบการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขการติดตามความคิดเห็นการ จำกัด และปกป้องเอกสารและการเปรียบเทียบและการรวมเอกสาร.

การนำทางของโรงเรียน

1. ใช้เทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าเค้าโครงและการจัดรูปแบบทั่วไป
2. การติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร
3. การใช้ความคิดเห็นเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
4. การ จำกัด และปกป้องเอกสารและเทมเพลต
5. การกำหนดเวอร์ชันการเปรียบเทียบและการรวมเอกสาร

เครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Word ช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ที่แม้แต่น้อยเมื่อ 20 ปีก่อนจะต้องพิมพ์ทุกอย่างส่งผ่านไปยังผู้ตรวจสอบหรือผู้ตรวจทานจากนั้นพวกเขาก็จะทำเครื่องหมายทุกอย่างด้วยหมึก . จากนั้นคุณจะทำการเปลี่ยนแปลงของคุณพิมพ์ออกมาอีกครั้งและส่งกลับมาเพื่อตรวจสอบอีกรอบ นี่คือทั้งเสียเวลาและสิ้นเปลือง.

อย่างไรก็ตามด้วย Word คุณสามารถเพียงแค่แสดงความคิดเห็นและแก้ไขเอกสารทั้งหมดในขณะที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันเพื่อดูว่ามันกำลังจะไปที่ไหนและรูปร่างของมันเป็นอย่างไร ไม่จำเป็นต้องพิมพ์หรือส่ง คุณสามารถบันทึกงานของคุณลงในโฟลเดอร์ที่แชร์หรือส่งอีเมลถึงมันช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ!

จุดประสงค์ของชุดนี้คือการแนะนำและทำความคุ้นเคยกับคุณลักษณะการทำงานร่วมกันใน Microsoft Word 2013 แม้ว่าสิ่งที่เราพูดถึงส่วนใหญ่ควรมีในเวอร์ชันก่อนหน้าเช่นกัน สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ไม่ว่าคุณจะเป็นเพียงแค่นักศึกษาวิทยาลัยแจกกระดาษให้คนอื่นพิสูจน์อักษรหรือแก้ไขสิ่งพิมพ์ขนาดใหญ่ซึ่งจะผ่านการแก้ไขและผู้ตรวจสอบหลายคน.

เทมเพลตและเอกสาร

เมื่อทำงานร่วมกันในการตั้งค่าทีมทุกคนต้องใช้การจัดรูปแบบที่สอดคล้องกันเป็นสิ่งจำเป็น คุณสามารถทำได้โดยใช้เทมเพลต.

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกำหนดสไตล์และการจัดรูปแบบทั้งหมดในเทมเพลตแนบเทมเพลตกับเอกสารและแจกจ่ายเทมเพลตให้ทุกคนที่ทำงานกับเอกสาร เทมเพลตนั้นเป็นแนวทางหลักของ Word เกี่ยวกับลักษณะของเอกสารและสภาพแวดล้อมในการทำงานของคุณ.

เอกสารทุกรายการใน Word นั้นใช้เทมเพลต ทุกครั้งที่คุณสร้างเอกสารใหม่ใน Word เทมเพลตจะถูกแนบโดยอัตโนมัติแม้ว่าคุณจะสร้าง“ เอกสารเปล่า” ใหม่

เอกสารใหม่ที่ใช้เทมเพลตนั้นมีสไตล์และการจัดรูปแบบทั้งหมดที่คุณต้องการ มันอาจรวมถึงมาตรฐาน, ข้อความสำเร็จรูป, สไตล์, ส่วนหัว, ส่วนท้าย, แถบเครื่องมือพิเศษและข้อมูลทั่วไปอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับเอกสารที่คล้ายกันตามแม่แบบ คุณยังสามารถแนบเทมเพลตกับเอกสารที่มีอยู่หากคุณสร้างเทมเพลตหลังจากเริ่มทำงานกับเอกสาร.

หมายเหตุ: เมื่อคุณแนบเทมเพลตกับเอกสารที่มีอยู่แล้วข้อมูลการตั้งค่าหน้ากระดาษเช่นการวางแนวหน้าและระยะขอบจะไม่ถูกนำไปใช้กับเอกสาร เนื่องจากข้อมูลการตั้งค่าหน้ากระดาษนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละส่วนของเอกสารหากคุณแบ่งเอกสารเป็นส่วน ๆ Word ไม่ทราบว่าส่วนใดที่จะใช้ข้อมูลการตั้งค่าหน้ากระดาษ.

ด้วยเหตุนี้เราขอแนะนำให้คุณวางแผนล่วงหน้าเมื่อทำงานกับเอกสารในการตั้งค่าการทำงานร่วมกันและสร้างแม่แบบสำหรับเอกสารที่คุณสามารถนำไปใช้กับเอกสารใหม่ก่อนที่จะเริ่มทำงานกับมัน.

เทมเพลตปกติและเทมเพลตส่วนบุคคลที่กำหนดเอง

Word ติดตั้งด้วยแม่แบบปกติและแม่แบบเพิ่มเติมมีอยู่ใน Office.com คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตส่วนตัวที่คุณกำหนดเองได้มากเท่าที่คุณต้องการ หากคุณไม่ได้เลือกเทมเพลตในตัวหรือกำหนดเอง Word จะกำหนดแม่แบบ“ normal.dotm” ให้กับเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ.

มีสองส่วนขยายที่ใช้สำหรับไฟล์เทมเพลต DOTX และ DOTM DOTX ใช้สำหรับแม่แบบที่ไม่ใช้มาโครและ DOTM ใช้สำหรับแม่แบบที่ทำ.

แม่แบบปกติจะอยู่ในโฟลเดอร์“ C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates” พร้อมด้วยแม่แบบที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้จาก Office.com ดูคู่มือการจัดรูปแบบวิธีใช้งาน Geek School สำหรับ Word 2013 ของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม.

หมายเหตุ: ตลอดทั้งชุดนี้คุณอาจสงสัยว่าทำไมภาพแสดงแท็บใน Word ในตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก (หรือตัวพิมพ์ใหญ่) แทนที่จะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเนื่องจากอาจอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ มีเคล็ดลับในการเปลี่ยนการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในแท็บที่เราอธิบายในบทความของเรา, วิธีการเปลี่ยนการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของ Ribbon Bar ของ Office 2013.

เปลี่ยนตำแหน่งของแม่แบบส่วนบุคคล

แม่แบบส่วนบุคคลที่กำหนดเองจะถูกเก็บไว้ในตำแหน่งที่แตกต่างจากแม่แบบปกติและแม่แบบที่ดาวน์โหลดจาก Office.com Word จัดเก็บแม่แบบส่วนบุคคลใน“ C: \ Users \\ แม่แบบ Office \ Custom Documents” โดยค่าเริ่มต้น.

อย่างไรก็ตามสถานที่นี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ โดยคลิกที่แท็บ“ ไฟล์”.

คลิก“ ตัวเลือก” ในรายการของรายการทางด้านซ้ายของหน้าจอ“ ข้อมูล”.

ในกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือกของ Word” คลิก“ ขั้นสูง” ในรายการทางด้านซ้าย.

ในส่วน“ ทั่วไป” คลิก“ ตำแหน่งไฟล์”

ในกล่องโต้ตอบ“ ตำแหน่งไฟล์” เลือก“ เทมเพลตผู้ใช้” ในรายการประเภทไฟล์และตำแหน่งและคลิก“ แก้ไข”

ในกล่องโต้ตอบ“ แก้ไขตำแหน่ง” ให้นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการจัดเก็บแม่แบบส่วนตัวของคุณเลือกแล้วคลิก“ ตกลง”

พา ธ ใหม่จะแสดงในกล่องโต้ตอบ“ ตำแหน่งไฟล์” คลิก“ ตกลง”

คลิก“ ตกลง” เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือกของ Word”.

คุณต้องระบุตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับเทมเพลตส่วนบุคคลดังนั้นคุณจะสามารถเข้าถึงเทมเพลตส่วนบุคคลของคุณในหน้าจอ "ใหม่" เมื่อสร้างเอกสารใหม่ ในการทำเช่นนี้คลิกแท็บ "ไฟล์" และเลือก "ตัวเลือก" ในเวลานี้ในกล่องโต้ตอบ "ตัวเลือก" คลิก "บันทึก" ในรายการทางด้านซ้าย.

ในส่วน“ บันทึกเอกสาร” ให้ป้อนเส้นทางเดียวกับที่คุณระบุไว้ในกล่องโต้ตอบ“ ตำแหน่งไฟล์” ก่อนหน้านี้ในกล่องแก้ไข“ ตำแหน่งเทมเพลตส่วนบุคคลเริ่มต้น” แล้วคลิก“ ตกลง”