วิธีค้นหาและแทนที่การจัดรูปแบบใน Microsoft Word
ฟีเจอร์ค้นหาและแทนที่ของ Microsoft Word ไม่ได้มีไว้สำหรับแทนที่ข้อความเท่านั้น คุณยังสามารถใช้การค้นหาและแทนที่เพื่อค้นหาประเภทการจัดรูปแบบที่เฉพาะเจาะจงตลอดทั้งเอกสารของคุณและแม้แต่การจัดรูปแบบนั้นด้วยสิ่งอื่น.
เมื่อการค้นหาและการเปลี่ยนการจัดรูปแบบมีประโยชน์?
มีหลายวิธีในการใช้การค้นหาและแทนที่สำหรับการจัดรูปแบบ แต่เมื่อใดที่คุณควรพิจารณาใช้การค้นหาและแทนที่แทนที่จะใช้การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบด้วยตนเองหรือใช้ตัวเลือกอื่นเช่นตัวจัดรูปแบบ?
บางครั้งมันก็สมเหตุสมผลที่จะใช้การจัดรูปแบบการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการเปลี่ยนสีของข้อความทั้งหมดหรือลบอินสแตนซ์ทั้งหมดของข้อความตัวหนาในเอกสารของคุณคุณสามารถทำได้โดยเลือกทั้งหมด (Ctrl + A) จากนั้นใช้การเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ หากคุณต้องการควบคุมสิ่งที่เปลี่ยนแปลงและสิ่งที่ไม่แม่นยำมากขึ้นคุณอาจจะดีกว่าที่จะอ่านเอกสารของคุณและทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นด้วยมือ.
อย่างไรก็ตามมีบางครั้งที่การค้นหาและแทนที่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาด้วยการใช้การจัดรูปแบบการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและง่ายกว่าการจัดรูปแบบด้วยตนเอง คุณสามารถใช้ค้นหาและแทนที่เพื่อค้นหาและเปลี่ยนการจัดรูปแบบอักขระและย่อหน้า.
นี่คือตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์:
- คุณใช้การจัดรูปแบบอักขระชนิดหนึ่งตลอดทั้งเอกสารของคุณและต้องการเปลี่ยนเป็นการจัดรูปแบบประเภทอื่น ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้ตัวเอียงเพื่อเน้นและตอนนี้คุณต้องการลบการจัดรูปแบบนั้น.
- คุณมีคำหรือวลีเฉพาะที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบอักขระ (หรือเปลี่ยน) ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณทำซ้ำวลี“ หนูน้อยหมวกแดง” ในเอกสารของคุณและตอนนี้คุณตัดสินใจว่าคุณต้องการให้วลีนั้นใช้แบบอักษรและข้อความสีแดงที่แตกต่างกัน.
- คุณใช้การจัดรูปแบบย่อหน้าเฉพาะ (การจัดแนวเยื้องการเว้นวรรคและอื่น ๆ ) และคุณต้องการเปลี่ยนสิ่งนั้น ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณตั้งค่าย่อหน้าเฉพาะให้จัดชิดซ้ายและมีการเยื้องเป็นพิเศษและตอนนี้คุณต้องการลบการเยื้องและกึ่งกลางจัดย่อหน้าเหล่านั้น.
ตอนนี้ใช่ด้วยการมองการณ์ไกลคุณสามารถกำหนดลักษณะของตัวละครและย่อหน้าแล้วนำมาใช้อย่างจริงจังในเอกสารของคุณ นั่นจะทำให้การเปลี่ยนแปลงบางอย่างของสิ่งเหล่านี้สามารถจัดการได้มากขึ้น แต่เมื่อการมองการณ์ไกลกลายเป็นปัญหาย้อนหลังค้นหาและแทนที่สามารถช่วยให้คุณทำงานได้สำเร็จ.
พร้อมที่จะเห็นมันในการดำเนินการ?
ใช้การค้นหาและแทนที่เพื่อเปลี่ยนการจัดรูปแบบอักขระ
เมื่อมาถึงการค้นหาและแทนที่การจัดรูปแบบคุณสามารถสร้างการค้นหาสำหรับการจัดรูปแบบเฉพาะหรือคุณสามารถทำร่วมกับการค้นหาข้อความ (คุณสามารถได้รับแฟนซีและรวมกับ wildcard เพื่อปรับแต่งการค้นหาของคุณเพิ่มเติม).
หากคุณต้องการทำงานกับการจัดรูปแบบอักขระเท่านั้น
หากคุณต้องการค้นหาการจัดรูปแบบโดยไม่มีข้อความมาด้วยมันเป็นเรื่องง่าย ลองมาตัวอย่างจากก่อนหน้านี้ที่เราได้ตัดสินใจว่าเราต้องการที่จะลบข้อความที่เป็นตัวเอียง เปิดกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่โดยมุ่งหน้าไปที่หน้าแรก> แทนที่หรือกด Ctrl + H.
บนแท็บแทนที่คลิกเพื่อวางจุดแทรกของคุณในกล่อง "ค้นหาอะไร" จากนั้นคลิกเมนูแบบเลื่อนลง "รูปแบบ" และเลือกตัวเลือก "แบบอักษร".
ในหน้าต่างค้นหาแบบอักษรคลิกตัวเลือก“ เอียง” (หรือการจัดรูปแบบใดก็ตามที่คุณต้องการค้นหา) จากนั้นคลิก“ ตกลง”
กลับไปที่หน้าต่างค้นหาและแทนที่คุณจะเห็นว่าการเลือกการจัดรูปแบบอยู่ในรายการภายใต้กล่อง "ค้นหาอะไร" เพื่อช่วยให้คุณสามารถติดตามสิ่งที่คุณกำลังค้นหา.
ตอนนี้วางจุดแทรกของคุณในกล่อง "แทนที่ด้วย" กลับหัวรูปแบบ> ตัวอักษรและในเวลานี้เลือกตัวเลือก "ปกติ" เมื่อเสร็จแล้วคุณจะเห็นว่าการจัดรูปแบบนั้นปรากฏใต้ช่อง“ แทนที่ด้วย”.
สังเกตว่ามีข้อความระบุว่า "Not Bold" และ "Not Italic" คุณไม่สามารถใช้เทคนิคนี้เพื่อเปลี่ยนรูปแบบจากรูปแบบหนึ่งเป็นรูปแบบอื่นเพื่อเพิ่มหรือลบรูปแบบได้.
ไม่ว่าตอนนี้คุณพร้อมที่จะค้นหาแล้ว กดปุ่ม“ ค้นหาถัดไป” เพื่อให้ Word ค้นหาและเน้นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่อไปของสิ่งที่คุณกำลังค้นหา ที่นี่พบคำศัพท์ตัวเอียงถัดไปของเรา คลิกปุ่ม“ แทนที่” เพื่อทำการเปลี่ยนแปลง กด“ ค้นหาถัดไป” เพื่อค้นหาเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นถัดไปและทำซ้ำ หากคุณรู้สึกโชคดีคุณสามารถกดปุ่ม“ แทนที่ทั้งหมด” เพื่อให้ Word ดำเนินการต่อและแทนที่ทุกสิ่งที่พบโดยไม่ต้องตรวจสอบแต่ละรายการ แต่เราขอแนะนำให้บันทึกหรือทำสำเนาเอกสารก่อนทำสิ่งนี้.
หากคุณต้องการทำงานกับการจัดรูปแบบอักขระและข้อความ
ง่ายพอ แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณต้องการทำงานกับทั้งการจัดรูปแบบและข้อความในเวลาเดียวกัน ลองยกตัวอย่างที่ใหญ่กว่า.
สมมติว่าคุณเพิ่งพิมพ์และจัดรูปแบบรายงานเสร็จสิ้นและสำหรับชื่อ บริษัท “ Lorem Incorporated” คุณใช้ตัวหนาตัวเอียงและตัวอักษรสีน้ำเงินเพื่อเน้น เอกสารของคุณมีลักษณะดังนี้:
ผู้จัดการของคุณจะตรวจสอบรายงานของคุณและขอให้คุณลบสีฟ้าตัวหนาและตัวเอียงออก นอกจากนี้คุณต้องเปลี่ยน“ Lorem Incorporated” เป็น“ Lorem Inc. ” คุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วแล้วส่งอีเมลรายงานที่แก้ไขให้ผู้จัดการของคุณโดยเร็วที่สุด คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายผ่านการค้นหาและแทนที่.
เปิดกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่โดยมุ่งหน้าไปที่หน้าแรก> แทนที่หรือกด Ctrl + H.
พิมพ์ "Lorem Incorporated" ลงในช่อง "ค้นหาสิ่งที่" คลิกปุ่ม“ เพิ่มเติม” เพื่อขยายตัวเลือกการค้นหาและแทนที่หากยังไม่ได้แสดง.
จากนั้นคลิกปุ่ม“ รูปแบบ” ที่ด้านล่างซ้ายจากนั้นคลิกตัวเลือก“ แบบอักษร”.
ในหน้าต่างค้นหาฟอนต์คลิกสไตล์ฟอนต์“ Bold Italic” บนเมนูแบบเลื่อนลง“ สีตัวอักษร” เลือกสีฟ้า (ซึ่งปัจจุบันใช้กับข้อความ) คลิก“ ตกลง” เมื่อเสร็จสิ้น.
โปรดสังเกตว่าการเลือกรูปแบบที่คุณเพิ่งทำปรากฏขึ้นภายใต้กล่อง "ค้นหาอะไร".
ประเภทถัดไป“ Lorem Inc. ” ในช่อง“ แทนที่ด้วย” คลิกปุ่ม“ รูปแบบ” อีกครั้งจากนั้นคลิก“ แบบอักษร”
เลือกรูปแบบตัวอักษร“ ปกติ” และในเมนูแบบเลื่อนลง“ สีตัวอักษร” เลือก“ อัตโนมัติ” (ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้นเป็นสีดำ) คลิก“ ตกลง” เมื่อเสร็จสิ้น.
ตอนนี้คุณสามารถใช้ปุ่ม "ค้นหาถัดไป" และ "แทนที่" ในทางกลับกันเพื่อก้าวผ่านแต่ละเหตุการณ์ในเอกสารของคุณหรือคุณสามารถคลิกปุ่ม "แทนที่ทั้งหมด" เพื่อเปลี่ยนเหตุการณ์ทั้งหมดในครั้งเดียว หากคุณใช้“ แทนที่ทั้งหมด” เราขอแนะนำให้บันทึกหรือสร้างสำเนาเอกสารของคุณก่อน.
ใช้การค้นหาและแทนที่เพื่อเปลี่ยนการจัดรูปแบบย่อหน้า
นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้การค้นหาและแทนที่เพื่อทำงานกับการจัดรูปแบบระดับย่อหน้าและมันทำงานในลักษณะเดียวกับการจัดรูปแบบระดับอักขระ คุณสามารถใช้เพื่อค้นหาและแทนที่การจัดรูปแบบอักขระและย่อหน้าในเวลาเดียวกันหากคุณต้องการ.
แต่ลองมาเป็นตัวอย่างที่ง่ายกว่านี้เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร สมมติว่าเราได้คัดลอกและวางย่อหน้าบางส่วนจากเอกสาร Word อื่นเพื่อใช้ในเอกสารของเรา ในเอกสารของเราเรากำลังใช้การเว้นวรรคบรรทัดมาตรฐานโดยที่ไม่มีพื้นที่เพิ่มก่อนย่อหน้าและเว้นวรรค 8pt หลังย่อหน้า.
ด้วยเหตุผลบางอย่างเอกสารที่เรากำลังดึงย่อหน้าถูกตั้งค่าให้ใช้ระยะห่าง 18pt ทั้งคู่ก่อนหน้านี้ และ หลังย่อหน้า เรากำลังวางข้อความด้วยการจัดรูปแบบเพราะเราต้องการรักษาการจัดรูปแบบระดับอักขระเหมือนข้อความตัวหนา.
ผลลัพธ์ไม่ได้ดูดีนักเนื่องจากย่อหน้าที่เราคัดลอกและวางมีพื้นที่มากขึ้นทั้งก่อนและหลังมากกว่าย่อหน้าอื่น ๆ ของเรา.
ตอนนี้วิธีหนึ่งในการแก้ไขปัญหานี้คือการกด Ctrl + A เพื่อเลือกเอกสารทั้งหมดแล้วตั้งค่าระยะห่างบรรทัดสำหรับย่อหน้าทั้งหมดในเอกสารให้เป็นค่าเริ่มต้น แต่ถ้าเรามีบางย่อหน้าที่เราปรับระยะห่างบรรทัดและต้องการเก็บไว้?
คุณเดามัน - ค้นหาและแทนที่เพื่อช่วยเหลือ ไฟขึ้นอีกครั้งจากหน้าแรก> แทนที่หรือโดยกดปุ่ม Ctrl + H.
วางจุดแทรกของคุณในกล่อง "ค้นหาสิ่งที่" เปิดเมนู "รูปแบบ" แบบหล่นลงและเลือกตัวเลือก "ย่อหน้า".
ในหน้าต่าง Find Paragraph เลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการค้นหา ในกรณีของเราเรากำลังค้นหาย่อหน้าที่ระยะห่างก่อนและหลัง 18 พอยต์ เมื่อคุณตั้งค่าแล้วให้คลิก“ ตกลง”
ตอนนี้คุณจะเห็นการจัดรูปแบบที่ระบุไว้ในช่อง "ค้นหาสิ่งที่".
ตอนนี้วางจุดแทรกของคุณในกล่อง "แทนที่ด้วย" เปิดเมนูแบบเลื่อนลง "รูปแบบ" อีกครั้งและคลิก "ย่อหน้า"
คราวนี้ตั้งค่าการจัดรูปแบบที่คุณต้องการใช้แทน เราจะเริ่มต้นด้วยการเว้นวรรคของ Word ก่อนและ 8 พอยต์เหมือนกันกับในส่วนที่เหลือของเอกสารของเรา คลิก“ ตกลง” เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว.
ตอนนี้คุณพร้อมที่จะค้นหา กดปุ่ม“ ค้นหาถัดไป” เพื่อให้ Word ค้นหาและเน้นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่อไปของสิ่งที่คุณกำลังค้นหา ที่นี่พบวรรคที่แปลกของเรา คลิกปุ่ม“ แทนที่” เพื่อทำการเปลี่ยนแปลง กด“ ค้นหาถัดไป” เพื่อค้นหาเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นถัดไปและทำซ้ำ นอกจากนี้คุณยังสามารถกดปุ่ม“ แทนที่ทั้งหมด” เพื่อให้ Word ดำเนินการต่อและแทนที่ทุกสิ่งที่พบโดยไม่ต้องตรวจสอบแต่ละรายการ แต่เราขอแนะนำให้บันทึกหรือทำสำเนาเอกสารก่อนทำสิ่งนี้.
และหลังจากทำการแทนที่เราตอนนี้เรามีวรรคเว้นวรรคเหมือนคนอื่น ๆ ของเรา.
คุณสามารถเพิ่มความซับซ้อนให้กับการค้นหาของคุณได้มากกว่าตัวอย่างง่ายๆที่เรามีให้ที่นี่ คุณสามารถรวมรูปแบบอักขระหลายประเภทและการจัดรูปแบบย่อหน้าไว้ในการค้นหาครั้งเดียว คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนและอักขระพิเศษอื่น ๆ เพื่อสร้างความสร้างสรรค์มากขึ้นด้วยข้อความที่คุณค้นหา แต่นั่นก็เพียงพอแล้วที่จะให้คุณเริ่มต้น!
