วิธีค้นหาและแทนที่ข้อความใน Microsoft Word

คุณเคยพิมพ์จดหมายเสร็จสิ้นรายงานหรืองานนำเสนอเพื่อค้นพบว่าคุณสะกดชื่อของบุคคลนั้นผิดหรือมี บริษัท ที่ไม่ถูกต้องอยู่หลายครั้งในเอกสารของคุณหรือไม่? ไม่ต้องกังวล - มันเป็นวิธีแก้ไขที่ง่าย ด้วยการใช้คุณสมบัติการค้นหาและแทนที่คุณสามารถค้นหาและแทนที่ข้อความได้อย่างรวดเร็ว เรามาดูวิธีการทำงานกันดีกว่า.

สลับไปที่แท็บ "หน้าแรก" บน Ribbon ของ Word แล้วคลิกปุ่ม "แทนที่".

ซึ่งจะเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่ของ Word ในกล่อง "ค้นหาอะไร" ให้พิมพ์คำหรือวลีที่คุณต้องการค้นหา หากคุณต้องการค้นหาข้อความในเอกสารของคุณคุณสามารถไปข้างหน้าและคลิกปุ่ม“ ค้นหาถัดไป” เพื่อให้ Word ข้ามไปยังคำที่เกิดขึ้นครั้งถัดไป ทำการคลิกเพื่อเรียกดูผลลัพธ์ทั้งหมด.

หากคุณต้องการแทนที่ข้อความที่คุณพบเป็นอย่างอื่นให้พิมพ์ข้อความแทนที่ลงในช่อง“ แทนที่ด้วย” คุณสามารถป้อนอักขระได้สูงสุด 255 ตัวในกล่อง "ค้นหาว่า" และ "แทนที่ด้วย" โดยวิธีใด.

ในตัวอย่างนี้สมมติว่าเราต้องการแทนที่ชื่อ "Williams" ด้วยชื่อ "Billingsly" ดังนั้นเราจึงพิมพ์ข้อความนั้นลงในช่องที่เกี่ยวข้อง ต่อไปเราจะคลิกปุ่ม "ค้นหาถัดไป" เพื่อให้ Word ค้นหาอินสแตนซ์แรกของข้อความในกล่อง "ค้นหาอะไร".

Word ข้ามเอกสารไปที่จุดนั้นและไฮไลต์ผลลัพธ์เป็นสีเทายังคงรักษาหน้าต่างค้นหาและแทนที่อยู่ด้านบนสำหรับคุณ คลิกปุ่ม“ แทนที่” เพื่อแทนที่ผลลัพธ์ที่เลือกในปัจจุบันด้วยข้อความใดก็ตามที่อยู่ในกล่อง“ แทนที่ด้วย”.

หากต้องการแทนที่อินสแตนซ์ทั้งหมดในครั้งเดียวโดยไม่หยุดและตรวจทานแต่ละรายการคุณสามารถคลิกปุ่ม“ แทนที่ทั้งหมด”.

ระวังเมื่อใช้“ แทนที่ทั้งหมด” เพราะมันจะแทนที่อินสแตนซ์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติรวมถึงที่คุณอาจไม่ต้องการแทนที่ ในตัวอย่างด้านล่างมีอีกสามอินสแตนซ์ของ "วิลเลียมส์" แต่เราต้องการแทนที่สองรายการถัดไปเท่านั้น ในกรณีนี้เราจะคลิก "แทนที่" สำหรับอินสแตนซ์ที่สองและสามเท่านั้น.

หากมีตัวอย่างที่คุณไม่ต้องการแทนที่ข้อความให้คลิก "ค้นหาถัดไป" หลาย ๆ ครั้งตามต้องการจนกว่าคุณจะมาถึงตัวอย่างที่คุณต้องการแทนที่ข้อความ.

หากต้องการออกจากค้นหาและแทนที่ให้คลิกปุ่ม“ ยกเลิก”.

แน่นอนเนื่องจากเป็น Word ที่เรากำลังพูดถึงที่นี่มีสิ่งอื่นอีกมากมายที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้การค้นหาของคุณซับซ้อนยิ่งขึ้น:

• ใช้อักขระตัวแทนในการค้นหาของคุณเพื่อ จำกัด ผลลัพธ์ให้แคบลง.
• ค้นหาภายในบานหน้าต่างนำทางของ Word เพื่อให้ Word แสดงให้คุณเห็นว่าส่วนหัวใดที่มีข้อความค้นหาของคุณอยู่ในนั้น.
• แทนที่ช่องว่างสองครั้งระหว่างประโยคด้วยช่องว่างเดียว.
• ค้นหาการจัดรูปแบบเฉพาะหรืออักขระพิเศษ.

พื้นฐานของการค้นหาและการแทนที่ข้อความใน Word นั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เมื่อเริ่มขุด.