วิธีการทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์ใน Office 2016

Microsoft Office 2016 ได้ปรับปรุงคุณสมบัติการทำงานร่วมกันของพวกเขาเพื่อให้ผู้เขียนหลายคนสามารถทำงานกับเอกสารได้แบบเรียลไทม์ คุณสามารถแชร์เอกสารใน OneDrive และดูว่าใครกำลังทำงานอยู่และยังได้รับลิงก์เพื่อส่งผู้อื่นเพื่อให้เข้าถึงเอกสารได้ง่าย.

เราจะใช้ Word ในบทความนี้เพื่อแสดงวิธีการทำงานร่วมกันในเอกสาร อย่างไรก็ตามคุณลักษณะการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์นี้ยังมีอยู่ใน Excel และ PowerPoint.

ในการเริ่มต้นให้เปิดเอกสารที่คุณต้องการแบ่งปันและคลิกปุ่ม“ แบ่งปัน” บนแถบริบบิ้นที่มุมบนขวาของหน้าต่าง Word.

หมายเหตุ: ก่อนตั้งค่าเอกสารของคุณเพื่อแบ่งปันคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีโฟลเดอร์ที่แชร์ในบัญชี OneDrive ของคุณ หรือคุณสามารถใช้โฟลเดอร์“ สาธารณะ” ที่มีอยู่ในบัญชีของคุณตามค่าเริ่มต้น.

บานหน้าต่าง“ แบ่งปัน” จะปรากฏขึ้น หากต้องการบันทึกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ที่คุณแชร์ในบัญชี OneDrive ของคุณให้คลิก“ บันทึกไปยังคลาวด์”.

ในหน้าจอ "บันทึกเป็น" หลังเวทีให้เลือกตำแหน่งที่แชร์ซึ่งคุณต้องการบันทึกเอกสารของคุณหรือคลิกปุ่ม "เรียกดู" เพื่อเลือกตำแหน่งในบัญชี OneDrive ของคุณที่ไม่อยู่ในรายการล่าสุด.

หากจำเป็นให้นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ในกล่องโต้ตอบ“ บันทึกเป็น” หากคุณต้องการเปลี่ยนชื่อไฟล์ให้ป้อนชื่อใหม่ในกล่องแก้ไข“ ชื่อไฟล์” คลิก“ บันทึก”.

คุณจะกลับสู่เอกสารและบานหน้าต่าง“ แชร์” เชื่อมต่อและอนุญาตให้คุณเชิญบุคคลอื่นให้ดูหรือแก้ไขไฟล์หรือเพียงแค่ดู หากต้องการเชิญบุคคลอื่นให้ทำงานร่วมกันในเอกสารให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ลงในช่องแก้ไข "เชิญคน" เลือกว่าพวกเขา“ สามารถแก้ไข” หรือ“ สามารถดู” จากรายการแบบเลื่อนลง หากคุณต้องการส่งข้อความที่กำหนดเองให้ป้อนข้อความลงในกล่อง“ รวมข้อความ” ในการแชร์เอกสารให้คลิก“ แบ่งปัน”.

ผู้ใช้จะถูกเพิ่มในรายชื่อคนที่คุณแบ่งปันเอกสารด้วย.

นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุได้ว่าจะ“ แบ่งปัน” หรือ“ ไม่เคย” แชร์การเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติหรือถูกถาม (“ ถามฉัน”) ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงโดยเลือกตัวเลือกจากรายการแบบเลื่อนลง“ แบ่งปันการเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ”.

ผู้ใช้ที่คุณแบ่งปันเอกสารได้รับอีเมลที่คล้ายกับภาพต่อไปนี้ พวกเขาคลิก“ ดูใน OneDrive” เพื่อเข้าถึงเอกสาร.

หมายเหตุ: คุณสามารถรับลิงก์ไปยังเอกสารที่แชร์ได้อย่างง่ายดายเพื่อให้คุณสามารถส่งอีเมลไปยังผู้ใช้โดยคลิกที่ "รับลิงค์แชร์" ที่ด้านล่างของบานหน้าต่าง "แบ่งปัน".

สองปุ่มแสดงบนบานหน้าต่าง“ แบ่งปัน” หากคุณต้องการส่งลิงค์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ดูและแก้ไขเอกสารให้คลิกปุ่ม“ สร้างลิงค์แก้ไข” ในการส่งลิงค์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ดูเอกสารเท่านั้นและไม่แก้ไขให้คลิกปุ่ม“ สร้างลิงค์ดูอย่างเดียว”.

ช่อง“ แก้ไขลิงค์” จะแสดงที่มี URL สำหรับเข้าถึงเอกสารด้วยสิทธิ์ที่เหมาะสม คลิกปุ่ม“ คัดลอก” ทางด้านขวาของช่องเพื่อคัดลอก URL เพื่อให้คุณสามารถแชร์ลิงก์ในอีเมลได้.

การคลิกลิงก์ที่ผู้ใช้ได้รับในอีเมลจะเปิดเอกสารในเวอร์ชันออนไลน์ของแอพ Office 2016 ที่เหมาะสม.

เมื่อผู้ใช้เริ่มแก้ไขเอกสารป๊อปอัพจะปรากฏขึ้นเพื่อบอกคุณว่า“ แขกกำลังแก้ไขเอกสารนี้”.

การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยบุคคลอื่นจะแสดงเป็นข้อความที่ไฮไลต์ในอินสแตนซ์ของเอกสาร.

หากคุณอนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขเอกสารและเปลี่ยนใจคุณสามารถเปลี่ยนการอนุญาตสำหรับผู้ใช้นั้นได้อย่างง่ายดาย คลิกขวาที่ชื่อผู้ใช้ในรายการและเลือก“ เปลี่ยนสิทธิ์เป็น: สามารถดู” นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้วิธีอื่นเพื่อให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ในการแก้ไขเอกสารหลังจากอนุญาตให้พวกเขาดูเท่านั้น.

หากคุณแบ่งปันเอกสารกับผู้ใช้เสร็จแล้วคุณสามารถหยุดอนุญาตให้ผู้ใช้ดูหรือแก้ไขเอกสารได้ คลิกขวาที่ชื่อผู้ใช้ในรายการและเลือก“ ลบผู้ใช้” จากเมนูป๊อปอัพ.

หากต้องการปิดบานหน้าต่าง“ แบ่งปัน” ให้คลิก“ X” ที่มุมบนขวาของบานหน้าต่าง.

ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการขนาดใหญ่หรือขนาดเล็กคุณลักษณะการทำงานร่วมกันใหม่นี้ใน Office 2016 พร้อมการแก้ไขแบบเรียลไทม์และการรวมระบบคลาวด์ด้วย OneDrive มีประสิทธิภาพ.