วิธีตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook สำหรับ Windows

เมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังจะออกจากสำนักงานไม่กี่วันคุณสามารถตั้งค่าผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อตอบกลับโดยอัตโนมัติแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณกำลังเพลิดเพลินกับวันหยุดในขณะที่พวกเขาทำงานอยู่.

ในการสร้างการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook เราจะสร้างเทมเพลตอีเมลพร้อมข้อความที่เราต้องการใช้แล้วสร้างกฎที่จะส่งการตอบกลับพร้อมข้อความนั้นไปยังอีเมลทั้งหมดที่เราได้รับในช่วงวันที่ที่ระบุ.

หมายเหตุ: ต้องเปิด Outlook เพื่อให้กฎทำงานและจะส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเปิดคอมพิวเตอร์และ Outlook ทำงานในขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน.

ขั้นตอนที่หนึ่ง: สร้างเทมเพลตข้อความ

ในการสร้างเทมเพลตข้อความใน Outlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บ“ หน้าแรก” เปิดใช้งานและคลิกปุ่ม“ อีเมลใหม่” ในส่วนใหม่.

ป้อนข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติในกล่องข้อความ อย่าป้อนที่อยู่อีเมลถึงหรือหัวเรื่อง จากนั้นคลิกแท็บ "ไฟล์".

คลิก“ บันทึกเป็น” ในรายการตัวเลือกทางด้านซ้ายของหน้าจอหลังเวที.

ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นให้เลือก“ เทมเพลต Outlook (* .oft)” จากดรอปดาวน์“ บันทึกเป็นประเภท”.

คุณถูกพาไปยังโฟลเดอร์แม่แบบผู้ใช้ ป้อนชื่อเทมเพลตในกล่อง "ชื่อไฟล์" โดยคงนามสกุล ".oft" และคลิก "บันทึก".

หากคุณต้องการคัดลอกแม่แบบอีเมลตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานไปยังพีซีเครื่องอื่นหรือสำรองข้อมูลเส้นทางแบบเต็มไปยังโฟลเดอร์แม่แบบผู้ใช้คือ C: \ Users \\ AppData \ Roaming Microsoft \ Templates \ . แทนที่ ด้วยชื่อผู้ใช้ Windows ของคุณ.

ปิดหน้าต่างข้อความโดยคลิกปุ่ม“ X” ที่มุมบนขวา.

กล่องโต้ตอบแสดงการถามว่าคุณต้องการบันทึกแบบร่างของข้อความหรือไม่ คุณไม่จำเป็นต้องทำเพราะคุณบันทึกเป็นเทมเพลต แต่คุณสามารถทำได้ถ้าต้องการ คลิก "ใช่" หากคุณต้องการบันทึกฉบับร่างหรือ "ไม่" หากคุณไม่ต้องการ.

ขั้นตอนที่สอง: สร้างกฎเพื่อตอบกลับข้อความอีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ

ตอนนี้เรามีเทมเพลตอีเมลตอบกลับไม่อยู่ที่สำนักงานของเราเราจะสร้างกฎเพื่อใช้เทมเพลตนั้นเพื่อตอบกลับข้อความทั้งหมดที่เข้ามาในช่วงวันที่ที่ระบุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บ“ หน้าแรก” เปิดใช้งานอยู่.

ในส่วนย้ายให้คลิกปุ่ม "กฎ" และเลือก "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" จากเมนูแบบเลื่อนลง.

คุณยังสามารถคลิกแท็บ“ ไฟล์” เพื่อเข้าถึงหน้าจอหลังเวที ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าจอ“ ข้อมูล” ใช้งานได้ (คลิก“ ข้อมูล” ทางด้านซ้ายหากจำเป็น) จากนั้นคลิกปุ่ม“ จัดการกฎและการแจ้งเตือน”.

ในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการใช้กฎนี้ในเมนูแบบเลื่อนลง“ ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้” หากคุณต้องการให้กฎนี้ใช้กับบัญชีทั้งหมดของคุณใน Outlook เราจะแสดงวิธีดำเนินการในภายหลังในบทความนี้ คลิกแท็บ“ กฎอีเมล” หากยังไม่ได้ใช้งานจากนั้นคลิกปุ่ม“ กฎใหม่”.

ในหน้าจอแรกของกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎให้คลิกที่“ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ” ในส่วน“ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า” ตัวเลือกจะถูกเพิ่มในกล่อง“ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้)” ไม่มีอะไรให้แก้ไขสำหรับส่วนนี้ของกฎดังนั้นคลิกปุ่ม“ ถัดไป” เพื่อดำเนินการต่อ.

หน้าจอที่สองในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎช่วยให้คุณสามารถเลือกเงื่อนไขเพื่อตรวจสอบเมื่อคุณได้รับอีเมล หากต้องการส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานของคุณในช่วงวันที่ที่ระบุให้เลือกช่อง“ ได้รับในช่วงวันที่ที่ระบุ” ในช่อง“ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข” เงื่อนไขถูกเพิ่มลงในกล่อง“ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้)” เช่นเดียวกับก่อนหน้านี้ แต่คราวนี้มีส่วนหนึ่งของคำอธิบายที่จะแก้ไข หากต้องการเพิ่มช่วงวันที่ให้คลิกลิงก์“ ในช่วงวันที่เฉพาะเจาะจง” ในกล่องขั้นตอนที่ 2.

ในกล่องโต้ตอบ Date Date ที่ได้รับให้ทำเครื่องหมายในช่อง“ After” คลิกที่ดรอปดาวน์และคลิกวันที่ที่คุณต้องการให้มีการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณเริ่มส่งเมื่อวันที่ 8 กุมภาพันธ์ให้เลือก 7 กุมภาพันธ์สำหรับวันที่ภายหลัง.

จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่อง“ ก่อนหน้า” เลือกวันที่จากดรอปดาวน์วันที่ไปทางขวาของช่องทำเครื่องหมายก่อนหน้า วันที่คุณเลือกควรเป็นวันหลังจากที่คุณต้องการให้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อหยุดส่ง ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการให้ 15 กุมภาพันธ์เป็นวันสุดท้ายที่ส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานให้เลือก 16 กุมภาพันธ์เป็นวันที่ก่อน.

วันที่ที่คุณเลือกจะถูกเพิ่มลงในเงื่อนไขในกล่องขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม“ ถัดไป” ในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎเพื่อดำเนินการต่อ.

ในหน้าจอที่สามบนกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎคุณเลือกสิ่งที่คุณต้องการทำกับอีเมลขาเข้าในช่วงวันที่ เราต้องการตอบกลับอีเมลทั้งหมดโดยใช้เทมเพลตที่เราสร้างขึ้นในส่วนแรกดังนั้นเราจึงทำเครื่องหมายในช่อง“ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ” ในช่อง“ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการกระทำ” หากต้องการเลือกเทมเพลตที่เราสร้างให้คลิกลิงก์“ เทมเพลตเฉพาะ” ในกล่อง“ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้)”.

ในกล่องโต้ตอบเลือกเทมเพลตตอบกลับเลือก“ เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์” จากดร็อปดาวน์“ ค้นหาใน”.

เลือกเทมเพลตที่คุณสร้าง (ในกรณีของเราเทมเพลต“ ไม่อยู่ที่สำนักงานตอบ”) แล้วคลิกปุ่ม“ เปิด”.

เส้นทางแบบเต็มไปยังเทมเพลตที่เลือกจะถูกเพิ่มไปยังการดำเนินการที่เลือก คลิกปุ่ม“ ถัดไป” เพื่อดำเนินการต่อ.

ในหน้าจอตัวช่วยสร้างกฎที่สี่คุณสามารถเลือกข้อยกเว้นใด ๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้กับกฎเช่นถ้าคุณต้องการยกเว้นบางคนหรือกลุ่ม (“ ยกเว้นถ้าจากคนหรือกลุ่มสาธารณะ”) เราจะไม่เพิ่มข้อยกเว้นใด ๆ ในกฎของเราดังนั้นคลิกปุ่ม "ถัดไป" เพื่อดำเนินการต่อ.

ป้อนชื่อกฎในช่อง“ ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้” กล่อง“ เปิดกฎนี้” จะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นดังนั้นกฎจะเปิดโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องกังวลไป มันจะไม่ทำงานจนกว่าหลังจากวันที่คุณระบุ.

เราไม่ต้องการเรียกใช้กฎกับข้อความที่มีอยู่ในกล่องจดหมายของเราดังนั้นอย่าเลือกช่องทำเครื่องหมาย "เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ในกล่องจดหมาย" หากคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้ในบัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณใน Outlook ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง“ สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี” คลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น".

กฎถูกเพิ่มในรายการ คลิก“ ตกลง” เพื่อปิดกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน.

ตอนนี้เมื่อมีคนส่งอีเมลถึงคุณในช่วงวันที่คุณระบุพวกเขาจะได้รับข้อความในแม่แบบอีเมลที่คุณสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ.

แม้ว่าผู้ส่งจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติโดยบอกว่าคุณไม่อยู่ที่สำนักงานคุณยังคงได้รับอีเมลพร้อมไอคอนระบุว่ามีการส่งการตอบกลับอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามคุณสามารถรู้สึกถึงความชอบธรรมในการเพิกเฉยมันจนกว่าคุณจะกลับมา.

เมื่อช่วงวันที่ในกฎผ่านกฎจะไม่ใช้กับอีเมลขาเข้า อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถปิดกฎได้ หากต้องการทำเช่นนั้นให้เปิดกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนอีกครั้งตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้และยกเลิกการเลือกกล่องทางด้านซ้ายของกฎในรายการ คลิก“ ตกลง” เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ.

เมื่อคุณใช้กฎนี้เพื่อส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยอัตโนมัติคำตอบนั้นจะถูกส่งไปยังผู้ส่งแต่ละรายหนึ่งครั้งในระหว่างเซสชัน Outlook เดียว เซสชันคือเมื่อคุณเปิด Outlook จนกว่าคุณจะออกจากแอปพลิเคชัน วิธีนี้ป้องกันการตอบกลับซ้ำซ้อนจากการถูกส่งไปยังผู้ส่งรายเดียวกันที่ส่งข้อความหลายข้อความถึงคุณ Outlook ติดตามผู้ที่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติระหว่างแต่ละเซสชัน แต่รายการนี้จะถูกรีเซ็ตเมื่อคุณออกจาก Outlook ดังนั้นเปิด Outlook ไว้ (อย่าออกและเปิดใหม่) ดังนั้นกฎจะทำงานและการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยอัตโนมัติจะถูกส่งไปยังทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณและผู้ส่งจะไม่ได้รับการตอบกลับนอกสำนักงานหลายครั้ง.